Lisa Lutoof-Perlo"Ninguno de nosotros es tan bueno sólo como todos nosotros juntos con un equipo increible de personas."
3 errores comunes en el liderazgo de equipos de proyectos
A lo largo de mi trabajo y profesión como ingeniero de proyectos de tecnología he participado en múltiples iniciativas en proyectos. Cuando participaba como gerente de proyectos y luego como PMO (Gerente de Oficina de Proyectos) tuve que enfrentarme a distintos y diversos retos y problemas que surgen en el camino de la construcción de proyectos. Cuando me doy el trabajo de analizar cuáles eran los problemas más comunes sobre los que se derivaban luego muchos otros, siempre llegué a la conclusión de tres muy básicos, que bien manejados, podrían hacer una gran diferencia en el resultado de cada proyecto.
Si haces parte de la industria de tecnología y lideras proyectos de infraestructura tecnológica, desarrollo de software o transformación digital, esta información te será muy útil. Si estás liderando proyectos de otra industría, estoy seguro que, de forma general, esta información también te aplica a tus proyectos. Así que, toma nota y busca maneras de reconocer a tiempo estos tres errores para que no se agranden en tus proyectos:
- Falta de comunicación efectiva.
- No establecer expectativas claras.
- No fomentar un ambiente de trabajo colaborativo.
Hablando de cada uno de los errores
Error 1: Falta de comunicación efectiva
Uno de los mayores errores que pueden cometer los líderes de equipos de TI es no comunicarse efectivamente con sus empleados. La comunicación es esencial para mantener a todos en la misma página y asegurarse de que el trabajo se esté haciendo de la manera correcta. Además, cuando los empleados no tienen información suficiente, tienden a especular y pueden llegar a conclusiones incorrectas sobre el trabajo. Esto puede generar conflictos y hacer que el equipo pierda tiempo en corregir errores que podrían haberse evitado con una mejor comunicación. Para evitar esto, hay que buscar múltiples formas de estar presente y tener una comunicación fluída, utilizar diferentes canales de comunicación y buscar un tiempo para que los colaboradores te sientan cerca. El papel y el lápiz puede tornarse tu mejor amigo. Dejar lo importante por algún medio escrito ayuda a evitar excusas por falta de entendimiento e interpretaciones diferentes.
Error 2: No establecer expectativas claras
El segundo error común que veo en proyectos es no establecer expectativas claras. Es esencial que los líderes definan claramente lo que se espera del proyecto, de cada miembro del equipo (incluyendo sus responsabilidades) y los plazos para cada tarea u objetivo. Sin expectativas claras, los empleados pueden tener dificultades para saber qué se espera de ellos y pueden no saber cuándo están haciendo un buen trabajo. Esto puede llevar a la falta de motivación y al bajo rendimiento en el trabajo. Para esto, hay que fomentar un ambiente que permita hacer preguntas y aclararlas de forma asertiva y objetiva. En los proyectos, no hay mayor pecado que asumir lo que el otro (mi cliente, mi jefe, mis empleados, mi empresa) espera de mi trabajo. Darle claridad equivale a dirigir el barco en el rumbo adecuado ayudados por la mejor brújula del mundo. No hay nada mejor que igualar las expectativas con la realidad.
Error 3: No fomentar un ambiente de trabajo colaborativo
El tercer error que veo en la gestión de proyectos es no fomentar un ambiente de trabajo colaborativo. Los líderes deben fomentar un ambiente de trabajo en el que los empleados se sientan cómodos compartiendo ideas y colaborando en proyectos. Si los empleados no se sienten cómodos hablando entre sí, es posible que no compartan ideas útiles o que eviten discutir problemas importantes. Esto puede conducir a decisiones deficientes y a la pérdida de tiempo y recursos. Una forma de evitar este problema, es invitando a todos a que colaboren desde su conocimiento y enseñando que entre más valor agregues al equipo de trabajo, mejor serán los resultados para todos. He sido testigo de proyectos fracasados, no porque falte el conocimiento, sino por el miedo a compartirlo, como si se fuera a perder o si alguien del equipo fuera a perder su valor por entregar su conocimiento. Algunos miembros del equipo suelen pensar erróneamente que no compartir conocimiento es una buena estrategia de perpetuidad en una compañía. Esto destruye el trabajo colaborativo, pone en riesgo los resultados del proyecto y de la compañía y finalmente demuestra una pobre gestión del conocimiento a nivel global. Comienza a trabajar la cultura de la abundancia, la entrega y el servicio y todos los resultados se acelerarán.
Conclusión:
En resumen, estos son los 3 errores más comunes que veo en la gestión de proyectos (y en particular, en mi industria, la de tecnología): falta de comunicación efectiva, no establecer expectativas claras y no fomentar un ambiente de trabajo colaborativo. Si eres un líder de equipo de proyectos, asegúrate de evitar estos errores y enfócate en la comunicación efectiva, la delegación adecuada y el fomento de un ambiente de trabajo positivo.
Reto para tomar acción: Uno de mis mayores dolores en un emprendimiento fue ver el esfuerzo y ahorro de varios años hundirse por multiples errores de las directivas (me incluyo allí). Pero si tuviera que escoger y hacer una sola cosa distinta de todas ellas, es asegurarme que nunca una empresa dependa de una sola persona. Es allí donde te invito esta semana a que comiences a trabajar en uno de estos tres elementos: el de fomentar un ambiente de trabajo colaborativo. La vida es un juego de valor y en la medida que aportes valor a tu equipo, conocimiento a tus líderes, y apoyo a tus clientes ganarás en las reglas del juego de valor. Te invito a que esta semana revises cómo se está manejando el conocimiento en tus proyectos, ¿dependes por algún motivo de un solo miembro del equipo? Si es así, comienza a validar planes para que la gestión del conocimiento se masifique y puedas retomar al saber delegar en varios miembros el trabajo, el conocimiento y las contingencias.
